Rekisterinpitäjä

Alva-yhtiöt Oy
Postiosoite: PL 4, 40100 Jyväskylä
Puh. 014 366 4000
Y-tunnus: 1071200-1

Rekisterin nimi

Alva-yhtiöt Oy:n asiakasrekisteri

Rekisterin pitämisen peruste

Henkilötietolain 8 § 1 mom. kohdat 1, 2, 5, 6 ja 7.

Rekisterin käyttötarkoitus

Alva-yhtiöt Oy:n nykyisten ja entisten asiakkaiden henkilötietoja käytetään henkilötietolain mukaisesti:

  • Alva-yhtiöt Oy:n ja sen asiakkaiden välisen asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen
  • Alva-yhtiöt Oy:n tuotteiden ja palveluiden ylläpitämiseen, tarjoamiseen, kehittämiseen ja toimittamiseen sekä tuotteisiin ja palveluihin liittyvien Alva-yhtiöt Oy:n sisäisten ja ulkoisten tehtävien hoitamiseen
  • asiakastutkimuksiin ja kyselyihin
  • tuotteiden ja palveluiden markkinointiin ja etämyyntiin
  • maksujen valvontaan ja perintään
  • puhelu- ja sosiaalisen median tallenteita sekä muita asiointiin liittyviä sähköisen viestinnän tallenteita käytetään puhelusisällön todentamiseen, asiakaspalveluhenkilöstön kouluttamiseen ja palvelutasotutkimuksiin

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:

  • nimi
  • ikä tai syntymävuosi
  • henkilötunnus
  • sukupuoli
  • äidinkieli
  • yhteystiedot, kuten puhelinnumerot, sähköpostiosoite ja muu osoitetieto
  • asiakkaan ilmoittamat suoramarkkinoinnin luvat ja -kiellot sekä yksi rekisteröityä koskeva tunnistetieto
  • asiakkaan luokitteluun liittyvät tiedot
  • asiakkaiden ja Alva-yhtiöt Oy:n asiakaspalvelun väliset tallennettavat puhelut, sähköpostit ja chat-viestit sekä muu asiointiin liittyvä kommunikaatio
  • asiakkaan palveluiden käyttöön liittyvät tiedot
  •  asiakkaan maksukäyttäytymiseen liittyvät tiedot
  • energian ja veden käyttökohteiden tiedot
  • käyttökohteessa sijaitsevat laitetiedot
  • energian ja veden kulutustiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriä päivitetään asiakkailta tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten tai muiden asiaan liittyvien kontaktien yhteydessä sekä asiakkaan kohteisiin asennetuilta energian ja veden kulutusmittareilta saaduilla energian ja veden käyttötiedoilla.

Rekisterin tietoja voidaan päivittää myös ulkopuolisista tietolähteistä kuten Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä.

Kaikki asiakkaiden yhteydenotot Alva-yhtiöt Oy:öön voidaan tallentaa.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Alva-yhtiöt Oy:n asiakasrekisteristä ei lähtökohtaisesti luovuteta tietoja ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti Alva-yhtiöt Oy:n yhteistyökumppaneille, tytäryhtiöille, palveluntuottajille tai alihankkijoille. Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille. Puhelu- ja sosiaalisen median tallenteita voidaan luovuttaa tilapäisesti tutkimuslaitokselle asiakaspalvelun laatutason arvioimiseksi. Tällöin tutkimuslaitoksen tulee sitoutua siihen, että tutkimuksessa käytetyt tallenteet joko palautetaan tai tuhotaan välittömästi tutkimuksen päätyttyä. Osa asiakastietojen hallinnoinnissa käytettävistä palvelimista saattaa sijaita EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on käyttöoikeus vain Alva-yhtiöt Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Alva-yhtiöt Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon korjaamista rekisterissä. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää Alva-yhtiöt Oy:tä käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Tarkastus- ja oikaisupyynnöt sekä ilmoitus kielto-oikeuden käyttämisestä tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Alva-yhtiöt Oy, Asiakaspalvelu, PL 4, 40101 Jyväskylä tai sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu(at)alva.fi.