Yrityksemme asiakkaiden henkilötietojen käsittelyssä tietosuojaperiaatteiden noudattaminen ja henkilötietojen turvallinen käsittely on meille tärkeää ja toimimme tietosuojaan liittyvissä asioissa läpinäkyvästi.
Tämän tietosuojaselosteen avulla kerromme käytäntömme rekisteröityjen tietojen keräämisestä, käyttämisestä ja säilyttämisestä. Lisäksi kerromme tässä rekisterissä olevien rekisteröityjen oikeuksista.
Päivitämme tarvittaessa tätä tietosuojaselostetta toimintamme tai palveluidemme kehittymisen johdosta, tai esimerkiksi lainsäädännön muutosten vuoksi.
Rekisterinpitäjä
- Alva-yhtiöt Oy
- y-tunnus: 1071200-1, PL 4, 40101 Jyväskylä
- Alva Sähköverkko Oy
- y-tunnus 1998118-7, PL 4, 40101 Jyväskylä
(jäljempänä ”Alva”, ”rekisterinpitäjä”). Alva on vastuussa siitä, että henkilötietojen käsittely toteutuu tämän tietosuojaselosteen ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Yhteyshenkilö
Toni Luhti
Puhelin: 050 344 6566
Postiosoite: Alva-yhtiöt Oy, PL 4, 40101 Jyväskylä
Sähköposti: tietosuoja(at)alva.fi
Rekisterin nimi
Alvan asiakasrekisteri. Rekisteröityjä ovat Alvan asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin pitämisen perusta
Alva rekisterinpitäjänä ja Alvan sopimuksin valtuuttamat henkilötietojen käsittelijöinä toimivat kumppanit käsittelevät asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja henkilötietolainsäädännön mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin
- Alvan ja sen asiakkaiden välisen asiakassuhteen hoitamiseen ja sen laadun kehittämiseen.
- Asiakas- ja sidosryhmäviestintään
- Alvan tuotteiden ja palveluiden ylläpitämiseen, tarjoamiseen, kehittämiseen ja toimittamiseen sekä tuotteisiin ja palveluihin liittyvien Alvan sisäisten ja ulkoisten tehtävien hoitamiseen
- Sopimussuhteisiin liittyvien vastuiden hoitamiseen
- Maksujen vastaanottoon, maksuvalvontaan ja perintätoimiin
- Tuotteiden ja palveluiden markkinointiin ja mainontaan sekä etämyyntiin
- Sisäiseen raportointiin ja raportointiin viranomaisille
Henkilötietojen käsittely perustuu voimassa olevan henkilötietolainsäädännön mukaisiin perusteisiin kuten
- Sopimussuhteeseen rekisteröidyn ja Alvan välillä
- Alvan oikeutettuun etuun mm. silloin kun Alva käyttää rekisteröidyn tietoja tuotteidensa ja palvelujensa markkinointiin tai käsittelee tietoja Alvan sisäisesti tai palvelun tuottamiseen osallistuvan kolmannen tahon kanssa
- Rekisteröidyn suostumukseen, kun rekisteröity on antanut suostumuksensa sähköiseen markkinointiin tai muuhun Alvan erikseen pyytämään suostumukseen
Alvan henkilötietojen käsittely perustuu myös muihin pakottaviin ja lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten mm. sähkömarkkinalakiin ja sitä täydentäviin asetuksiin, energiatehokkuuslakiin ja kuluttajansuojalakiin.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään seuraavia tietoja
- nimi
- ikä tai syntymävuosi
- henkilötunnus tai y-tunnus
- osoite
- asiakasnumero
- sukupuoli
- palvelukieli
- yhteystiedot, kuten puhelinnumerot, sähköpostiosoite ja muu osoitetieto
- asiakkaan ilmoittamat suoramarkkinoinnin luvat ja -kiellot
- asiakkaiden ja Alvan asiakaspalvelun väliset tallennettavat puhelut, sähköpostit ja chat-viestit sekä muu asiointiin liittyvä kommunikaatio
- asiakkaan palvelukokemukseen liittyvä tieto
- asiakaskyselyiden tiedot
- osallistuminen kampanjoihin ja kilpailuihin
- muut rekisteröidyn suostumuksella saadut tiedot, jotka ovat välttämättömiä sovitun palvelun toteuttamiseksi
- asiakkaan sopimukseen liittyvät tiedot (sopimuksen kohde, kestoaika, sopimushinnat, laskutusosoite, mahdollinen edustajatieto, tuotetieto, tieto yhteyshenkilöstä, irtisanomisilmoitus)
- asiakkaan palveluiden käyttöön liittyvät tiedot mukaan lukien palvelutapahtumat ja vikailmoitukset
- asiakkaan maksukäyttäytymiseen liittyvät tiedot ja pankkitiedot
- energian ja veden käyttökohteiden tiedot, käyttöpaikkoihin ja liittymään liittyvät tiedot
- käyttökohteessa sijaitsevat laitetiedot
- energian ja veden kulutustiedot
- sähköisiin palveluihin kirjautumiseksi asiakkaaseen liittyvät suojaus- ja turvatiedot, kuten käyttäjätunnus ja PIN-koodi
- laitetiedot, kuten IP-osoite ja muut evästeistä peräisin olevat tiedot
- lupatiedot, kuten markkinointiluvat
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriä päivitetään asiakkailta saadun tiedon perusteella tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten tai muiden asiaan liittyvien kontaktien yhteydessä sekä asiakkaan kohteisiin asennetuilta energian ja veden kulutusmittareilta saaduilla energian ja veden käyttötiedoilla.
Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan mm. arvontojen, kilpailuiden, tapahtumien ja puhelinmyynnin yhteydessä.
Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden tietoja voidaan saada myös Alva-konsernin muilta yhtiöiltä sähkömarkkinalain syrjimättömyysperiaatteet huomioiden.
Rekisterin tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös ulkopuolisista tietolähteistä, kuten Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä tai jonkin muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisteripitäjän rekisteristä.
Tietoja kerätään myös evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla kulloinkin voimassa olevan sääntelyn mahdollistamin menettelytavoin.
Tietoja päivitetään myös sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella.
Kaikki asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yhteydenotot Alvaan voidaan tallentaa ja niitä käytetään asiakaskontaktien todentamiseen ja palveluiden kehittämisen, reklamaatioiden käsittelyyn sekä muihin vastaaviin tarkoituksiin.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Alvan asiakasrekisteristä ei luovuteta tietoja ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta, lukuun ottamatta Alva-konsernin muita yhtiöitä, Alvan lukuun toimivia vastaanottajia tai palvelukokonaisuuden tuottamiseen osallistuvia kolmansia osapuolia.
Alva voi luovuttaa tietoja myös silloin, kun kyseessä on liiketoimintojen uudelleenjärjestely, kuten myyminen, sulauttaminen tai muu yritysjärjestely, jolloin henkilötietoja voidaan luovuttaa mahdollisille tai tosiasiallisille ostajille ja heidän neuvonantajilleen. Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin ja laajuudessa tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.
Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain henkilötietolainsäädännön mukaisin menettelytavoin, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.
Tietojen säilytys
Rekisteröidyn tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen tässä selosteessa aiemmin määriteltyjen tarpeiden toteuttamiseksi.
Lakiin perustuvista säilytysaikavelvoitteista merkittävin on kuluttaja-asiakkaan laskutuksen oikaisuvelvoite, joka määrittää tietojen säilytysajaksi kymmenen vuotta.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja rekisteröidylle aiheutuvan riskin hallinta
Asiakasrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Voimme suojata henkilötietoja myös tekemällä tiedot tunnistamattomiksi (pseudonymisointi). Tietoihin on käyttöoikeus vain Alvan palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Alva edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon sekä sitoumusta henkilötietojen turvallisesta käsittelystä.
Henkilötietojen käsittelyssä Alvaa ohjaa tavoite käsitellä asiakkaan tietoja siten, ettei käsittelystä aiheudu riskiä rekisteröidylle. Riskienhallinnan toimenpiteinä Alva toteuttaa säännöllistä riskien havainnointia ja arviointia, tietojen käsittelyyn liittyvää vaikutusten arviointia ja henkilöstön säännöllistä kouluttamista.
Tietoturvaloukkaustapauksessa arvioidaan rekisteröityyn kohdistunut riski. Mikäli rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille arvioidaan syntyvän korkea riski, ilmoitetaan tietoturvaloukkauksesta rekisteröidylle.
Evästeet
Käyttäessäsi palveluitamme tai vieraillessasi verkkosivuillamme, Alva voi kerätä tietoja laitteistasi evästeiden tai muun samankaltaisen tekniikan avulla. Sivustomme voi sisältää myös kolmansien osapuolten evästeitä tai muuta samankaltaista teknologiaa. Voit lukea evästeiden käytöstä enemmän sivuiltamme Tietoa evästeistä.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot sekä saada jäljennös tiedoista paperisessa tai yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa. Tietopyyntö voidaan esittää ottamalla yhteyttä Alvan asiakaspalveluun tämän selosteen lopussa annettujen yhteystietojen mukaisesti.
Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa oikaisuun toimittamalla puutteelliset tai virheelliset tiedot selvityksineen Alvan asiakaspalveluun tämän selosteen lopussa annettujen yhteystietojen mukaisesti. Halutessaan rekisteröity voi päivittää omia tietojaan myös Alva-konsernin sähköisen asiointipalvelu Oma Alvan kautta sähköisen palvelukanavan mahdollistamissa rajoissa. Tietyissä tilanteissa rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista. Tietojen poistaminen on mahdollista kuluttaja-asiakkaan kohdalla aikaisintaan kymmenen vuoden kuluttua sopimuksen päättymisestä. Kymmenen vuoden säilytysaikavelvoite perustuu kuluttaja-asiakkaan laskutuksen oikaisuvelvoitteeseen, joka määrittää tietojen säilytysajaksi kymmenen vuotta.
Tietojen poistopyyntö voidaan esittää ottamalla yhteyttä Alvan asiakaspalveluun tämän selosteen lopussa annettujen yhteystietojen mukaisesti.
Oikeus vastustaa automaattista päätöksentekoa mukaan lukien profilointi
Sähköisissä palvelukanavissa on mahdollista, että rekisteröidyn antamien tietojen perusteella tarkastetaan automaattisesti esimerkiksi asiakkaan sopimuskelpoisuutta.
Automaattista käsittelyä ja sen mukaista päättelyä käytettäessä rekisteröidyllä on oikeus vastustaa menettelyä, mikäli menettely ei ole välttämätön sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten.
Näissä tapauksissa rekisteröity saa Alvan asiakaspalvelusta tietoonsa vaihtoehtoiset tavat asian hoitamiseen.
Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus antaa suostumuksensa sähköiseen markkinointiin ja myös kieltää se. Suostumuksen rekisteröity voi peruuttaa ottamalla yhteyttä Alvan asiakaspalveluun tämän selosteen lopussa annettujen yhteystietojen mukaisesti. Sähköisen uutiskirjeen asiakas voi peruuttaa uutiskirjeen kieltolinkin kautta.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tietosuojaselosteen tai voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti.
Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Yhteystiedot
Rekisteröity voi oikeuksiensa toteuttamiseksi olla yhteydessä Alvan asiakaspalveluun:
Puhelin: 014 366 4010
Sähköposti: asiakaspalvelu(at)alva.fi
Postiosoite: Alva-yhtiöt Oy, Asiakaspalvelu, PL 4, 40101 Jyväskylä
Rekisteröidyn tulee luotettavalla tavalla todistaa henkilöllisyytensä.
Alva toteuttaa pyynnön kuukauden sisällä pyynnön saamisesta ja rekisteröidyn tunnistamisesta, ellei ole erityistä syytä pidentää vastausaikaa.