Alvan tietosuojaseloste

Yrityksemme asiakkaiden henkilötietojen käsittelyssä tietosuojaperiaatteiden noudattaminen ja henkilötietojen turvallinen käsittely on meille tärkeää ja toimimme tietosuojaan liittyvissä asioissa mahdollisimman läpinäkyvästi.

Tämän tietosuojaselosteen avulla kerromme käytäntömme tietojen keräämisestä, käyttämisestä ja säilyttämisestä. Lisäksi kerromme tässä rekisterissä olevien rekisteröityjen oikeuksista.

Rekisteröidyillä tarkoitetaan asiakkaita ja potentiaalisia asiakkaita.

Rekisterinpitäjä

Alva-yhtiöt Oy, Y-tunnus: 1071200-1
Postiosoite: PL 4, 40101 Jyväskylä
Puhelin: 014 366 4000

Kotisivu: www.alva.fi

Yhteyshenkilö

Tiina Mikkola
Puhelin: 040 747 5309

Postiosoite: Alva-yhtiöt Oy, PL 4, 40101 Jyväskylä

Sähköposti: tietosuoja (at) alva.fi

Rekisterin nimi

Alva-yhtiöt Oy:n asiakasrekisteri. Rekisteröityjä ovat Alva-yhtiöt Oy:n asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja Rekisterin pitämisen perusta

Alva-yhtiöt Oy rekisterinpitäjänä ja Alvan sopimuksin valtuuttamat henkilötiedon käsittelijöinä toimivat kumppanit käsittelevät asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja henkilötietolainsäädännön mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

  • Alva-yhtiöt Oy:n ja sen asiakkaiden välisen asiakassuhteen hoitamiseen ja sen laadun kehittämiseen.
  • Alva-yhtiöt Oy:n tuotteiden ja palveluiden ylläpitämiseen, tarjoamiseen, kehittämiseen ja toimittamiseen sekä tuotteisiin ja palveluihin liittyvien Alva-yhtiöt Oy:n sisäisten ja ulkoisten tehtävien hoitamiseen
  • Sopimussuhteisiin liittyvien vastuiden hoitamiseen
  • Maksujen vastaanottoon, maksuvalvontaan ja perintätoimiin
  • Tuotteiden ja palveluiden markkinointiin ja mainontaan sekä etämyyntiin


Henkilötietojen käsittely perustuu voimassa olevan henkilötietolainsäädännön mukaisiin perusteisiin kuten:

  • Sopimussuhteeseen rekisteröidyn ja Alva-yhtiöt Oy:n välillä
  • Alva-yhtiöt Oy:n oikeutettuun etuun mm. silloin kun Alva-yhtiöt Oy käyttää rekisteröidyn tietoja tuotteidensa ja palvelujensa markkinointiin tai käsittelee tietoja Alva-konsernin sisäisesti tai palvelun tuottamiseen osallistuvan kolmannen tahon kanssa
  • Rekisteröidyn suostumukseen kun rekisteröity on antanut suostumuksensa sähköiseen markkinointiin tai muuhun Alva-yhtiöt Oy:n erikseen pyytämään suostumukseen

 

Alvan henkilötietojen käsittely perustuu myös muihin pakottaviin ja lakisääteisiin velvoitteisiin kuten mm. sähkömarkkinalakiin ja sitä täydentäviin asetuksiin, energiatehokkuuslakiin ja kuluttajansuojalakiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:

  • nimi
  • ikä tai syntymävuosi
  • henkilötunnus tai y-tunnus
  • osoite
  • asiakasnumero
  • sukupuoli
  • palvelukieli
  • yhteystiedot, kuten puhelinnumerot, sähköpostiosoite ja muu osoitetieto
  • asiakkaan ilmoittamat suoramarkkinoinnin luvat ja -kiellot
  • asiakkaiden ja Alva-yhtiöt Oy:n asiakaspalvelun väliset tallennettavat puhelut, sähköpostit ja chat-viestit sekä muu asiointiin liittyvä kommunikaatio
  • asiakkaan palvelukokemukseen liittyvä tieto
  • asiakaskyselyiden tiedot ja palvelukokemukseen liittyvät tiedot
  • osallistuminen kampanjoihin
  • muut rekisteröidyn suostumuksella saadut tiedot, jotka ovat välttämättömiä sovitun palvelun toteuttamiseksi
  • asiakkaan sopimukseen liittyvät tiedot (sopimuksen kohde, kestoaika, sopimushinnat, laskutusosoite, mahdollinen edustajatieto, tuotetieto, tieto yhteyshenkilöstä)
  • asiakkaan palveluiden käyttöön liittyvät tiedot
  • asiakkaan maksukäyttäytymiseen liittyvät tiedot ja pankkitiedot
  • energian ja veden käyttökohteiden tiedot, käyttöpaikkoihin ja liittymään liittyvät tiedot
  • käyttökohteessa sijaitsevat laitetiedot
  • energian ja veden kulutustiedot

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriä päivitetään asiakkailta saadun tiedon perusteella tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten tai muiden asiaan liittyvien kontaktien yhteydessä sekä asiakkaan kohteisiin asennetuilta energian ja veden kulutusmittareilta saaduilla energian ja veden käyttötiedoilla.

Rekisterin tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös ulkopuolisista tietolähteistä kuten Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä tai jonkin muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisteripitäjän rekisteristä.

Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan mm. arvontojen, tapahtumien ja puhelinmyynnin yhteydessä. Tietoja kerätään myös evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla kulloinkin voimassa olevan sääntelyn mahdollistamin menettelytavoin.

Tietoja päivitetään myös sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella.

Kaikki asiakkaiden yhteydenotot Alva-yhtiöt Oy:öön voidaan tallentaa.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Alva-yhtiöt Oy:n asiakasrekisteristä ei luovuteta tietoja ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta, lukuun ottamatta Alvan lukuun toimivia vastaanottajia tai palvelukokonaisuuden tuottamiseen osallistuvia kolmansia osapuolia.

Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.

Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain henkilötietolainsäädännön mukaisin menettelytavoin, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

Tietojen säilytys

Rekisteröidyn tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen tässä selosteessa aiemmin määriteltyjen tarpeiden toteuttamiseksi.

Lakiin perustuvista säilytysaikavelvoitteista merkittävin on kuluttaja-asiakkaan laskutuksen oikaisuvelvoite, joka määrittää tietojen säilytysajaksi kymmenen vuotta.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja rekisteröidylle aiheutuvan riskin hallinta

Asiakasrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on käyttöoikeus vain Alva-yhtiöt Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Alva-yhtiöt Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon sekä sitoumusta henkilötietojen turvallisesta käsittelystä.

Henkilötietojen käsittelyssä Alvaa ohjaa tavoite käsitellä asiakkaan tietoja siten, ettei käsittelystä aiheudu riskiä rekisteröidylle. Riskienhallinnan toimenpiteinä Alva toteuttaa säännöllistä riskien havainnointia ja arviointia, tietojen käsittelyyn liittyvää vaikutusten arviointia ja henkilöstön säännöllistä kouluttamista.

Tietoturvaloukkaustapauksessa arvioidaan rekisteröityyn kohdistunut riski. Mikäli rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille arvioidaan syntyvän korkea riski, ilmoitetaan tietoturvaloukkauksesta rekisteröidylle.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot sekä saada jäljennös tiedoista paperisessa tai yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa. Tietopyyntö voidaan esittää ottamalla yhteyttä Alvan asiakaspalveluun tämän selosteen lopussa annettujen yhteystietojen mukaisesti.

Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa oikaisuun toimittamalla puutteelliset tai virheelliset tiedot selvityksineen Alvan asiakaspalveluun tämän selosteen lopussa annettujen yhteystietojen mukaisesti. Halutessaan rekisteröity voi päivittää omia tietojaan myös Alvan sähköisen asiointipalvelun Monitorin kautta sähköisen palvelukanavan mahdollistamissa rajoissa.

Oikeus tietojen siirtoon

Rekisteröidyllä on oikeus itse antamiensa tietojen siirtoon toiseen järjestelmään. Energiamarkkinoilla palveluiden toimittaminen edellyttää aina sopimusta, jonka yhteydessä tarvittavat tiedot siirtyvät uuteen järjestelmään. Tietojen siirtopyyntö voidaan esittää ottamalla yhteyttä Alvan asiakaspalveluun tämän selosteen lopussa annettujen yhteystietojen mukaisesti.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista. Tietojen poistaminen on mahdollista kuluttaja-asiakkaan kohdalla aikaisintaan kymmenen vuoden kuluttua sopimuksen päättymisestä. Kymmenen vuoden säilytysaikavelvoite perustuu Alvan velvollisuuteen laskujen korjaamiseen edellä mainitun ajanjakson osalta.

Tietojen poistopyyntö voidaan esittää ottamalla yhteyttä Alvan asiakaspalveluun tämän selosteen lopussa annettujen yhteystietojen mukaisesti.

Oikeus vastustaa automaattista päätöksentekoa mukaan lukien profilointi

Sähköisissä palvelukanavissa on mahdollista, että rekisteröidyn antamien tietojen perusteella tarkastetaan automaattisesti esimerkiksi asiakkaan sopimuskelpoisuutta.

Automaattista käsittelyä ja sen mukaista päättelyä käytettäessä rekisteröidyllä on oikeus vastustaa menettelyä, mikäli menettely ei ole välttämätön sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten.

Näissä tapauksissa rekisteröity saa Alvan asiakaspalvelusta tietoonsa vaihtoehtoiset tavat asian hoitamiseen.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus antaa suostumuksensa sähköiseen markkinointiin ja myös kieltää se. Suostumuksen rekisteröity voi peruuttaa ottamalla yhteyttä Alvan asiakaspalveluun tämän selosteen lopussa annettujen yhteystietojen mukaisesti. Sähköisen uutiskirjeen asiakas voi peruuttaa uutiskirjeen kieltolinkin kautta.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tietosuojaselosteen tai voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti.

Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:

Käyntiosoite: Ratapihantie 9 (6 krs.), 00520 Helsinki
Postiosoite: PL800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja (at) om.fi

Yhteystiedot

Rekisteröity voi oikeuksiensa toteuttamiseksi olla yhteydessä Alvan asiakaspalveluun:

Puhelin: 014 366 4010
Sähköposti: asiakaspalvelu (at) alva.fi
Postiosoite: Alva-yhtiöt Oy, Asiakaspalvelu, PL 4, 40101 Jyväskylä

Rekisteröidyn tulee luotettavalla tavalla todistaa henkilöllisyytensä.

Alva toteuttaa pyynnön kuukauden sisällä pyynnön saamisesta ja rekisteröidyn tunnistamisesta, ellei ole erityistä syytä pidentää vastausaikaa.